업무효율성을 극대화하는 10가지 방법

 

 

 

1. 휴식을 취하자

항공 관제사와 유엔 동시통역사의 공통점은 무엇일까요?

이들은 공통점은 업무 스트레스가 어마어마해 근무 시간, 휴식 시간을  ‘업무 주기’ 정하여 시간을 준수해 일해야 한다는 것이 의무라고 합니다.

점점 많은 직장인들이 업무로 인한 과중한 부담을 느끼며 회사를 다니고 있습니다.

한 두 시간마다 15분씩 쉬도록 합시다.

산책하며 맑은 공기를 마시고 나서 업무를 다시 할때 더 빨리 효과적으로 일할 수 있다고 레비틴 박사는 설명하고 있습니다.

연구에 따르면 초과근무를 하는 근로자의 성과가 큰 폭으로 줄어드는 것을 보여준다고 합니다.

업무외 야근이나 초과로 일할 시에 1시간 근무량은 불과 20분 정도라고 합니다.

적절한 휴식으로 업무 능률을 높여보세요.

 

2. 각각의 일에 대해 각각의 모니터를 설치해 보세요

레비틴 박사는 “뇌의 해마체에는 부위별로 중요한 것을 기억하는 생물학적 메카니즘이 있다”라고 말하고 있습니다.

시험 공부를 시험볼 장소와 같은 곳에서 하는 학생이 더 좋은 성적이 나오고, 심지어 범죄 현장의 목격자는 현장을 방문했을 때 더 많은 것을 기억한다고 합니다.

사무직을 하는 사람들은 한 번에 여러 가지 일을해야 하기 때문에 물리적으로 화면을 분리하면 정신적 정리와 조직에 도움이 될 수 있다고 합니다.

즉 “어디를 보는지 알려주는 공간의 기억력을 사용하는 것”이 업무효율에 큰 효과를 준다고 합니다.

방을 어지럽힌 자는 자신만이 어디에 무엇이 있는지 바로 안다고 하는 그 뜻?!!! 

3. 종이로 된 해야할 일 리스트를 만들어 사용하자

레비틴 박사는 “컴퓨터 학자들은 순차접근과 임의접근은 무언가를 찾을 때 중요한 상반된 개념”이라고 말합니다.

VHS 테이프(과거의 보편화인 가정집 비디오 테이프)는 원하는 부분을 볼려면 모든 장면을 막 빨리감기 해야 볼 수 있는 대표적 순차접근 기억 장치입니다.

이와 달리 원하는 부분으로 바로 넘어갈 수 있는 DVD는 임의의 접근 기억 장치입니다.

PC나 스마트폰에 있는 해야할 일 리스트는 조금은 비효율적인 순차 접근 방식을 통해 사용하게 된다고 합니다.

“중간쯤 있는 내용을 보려면  앞에 있는 모든 항목들 속에서 찾아야 한다”라고 레비틴 박사는 설명합니다.

종이로 만든 인덱스 카드에 할 일을 적고 우선순위를 정하여 순서를 배치하는 방법으로 자료를 찾을 것을 추천하고 있습니다.

우선 순위 종이카드는 페이스북 CEO 셰릴 샌드버그가 쓰는 방법 이라고 합니다.

레비틴 박사는 이러한 카드는 쉽게 수정 가능할 뿐 아니라 바로바로 필요한 자료를 쉽게 찾을 수 있기에 업무에 쉽게 집중할 수 있게 도와 준다고 말하고 있습니다.

4. 이메일을 여러 가지의 카테고리로 분류하자

 

이메일 편지함이 가끔 인터넷 상의 화개장터처럼 느껴진다면 받은 편지함을 알아보기 쉽게 여러가지 카테고리 별로 분류하는 것이 큰 도움이 됩니다.

임원 비서들이나 백악관에서 업무 목적에 따라 항목별로 분류 한다고 합니다.

예를들면, 오바마 대통령이 보낸 메일은 오바마 메인 카테고리로 분류하고 그가 작성한 내용과 연관성 있는 특정 위원회, 회의, 프로젝트의 카테고리에 포함시키는 방법으로 분류 한다고 합니다.

태그가 되는 이메일 사용하면 메시지를 받을 때마다 관련 태그를 달아두면 효과적으로 검색을 할 수 있습니다.

만약에 오바마 대통령과 전화하고 난 후에 기억해야 할 내용이 생겼다면 그것에 대한 이메일을 자신에게 보낸 후 오바마 대통령에게서 직접 받은 메일인 것처럼 분류하고 태그를 다는 식으로 정리해 보세요.

5. 정리가 안될땐 다 버리자

정신없이 일하다 보면 받은 편지함이나 쌓여가는 ‘추후 검토’ 서류, 종이 더미가 정신 없을 정도로 산더미가 될 때가 있죠.

그냥 단순히 전부 버려 버리세요.

가끔 ‘이메일 파산 신고’를 하기도 하죠.

무작정 메일함을 싹 비우고 연락처에 있는 사람들에게 연락하여 중요한 메일 보낸게 있다면 다시 보내달라고 요청해 보세요.

레비틴 박사 자신은 이 방식을 사용하진 않는다고는 하지만 1년마다 한 번씩 사무실에 쌓인 오래된 미확인 서류들을 박스에 넣어 정리하곤 한다고 합니다.

6. 간단한 업무와 장기 프로젝트를 위한 시간을 따로 지정하자

수 주가 걸리는 일이 있고, 금방 처리할 수 있는 업무가 있습니다.

이런 업무들을 동시에 이것 조금 했다가 저것 조금 했다가 하는 방법은 비효율적이라고 합니다.

레비틴 박사는 “연구에 따르면 이런 각각의 일들을 분산시켜선 안 된다”라고 설명합니다.

일의 효율을 극히 감소시킨다고 합니다.

새 메일 알림이 올 때마다 받은 편지함을 확인하지 말고 하루에 2~3회씩 일정 시간을 정하여 한번에 답장을 하는 게 효율적이라고 합니다.

7. 결정을 내릴 때 그 일의 가치보다 더 많은 시간을 사용하지 말자

어떤 회사의 CEO도 작은 금액을 절약하려고 사무용품 업체 교체를 한 시간 동안 고민하지 않습니다.

레비틴 박사님은 “자신의 시간 가치가 어느 정도인지, 자신과 자기 회사의 얻고 잃는 것이 무엇인지 이해타산을 판단하고, 그것의 결정에 얼마큼의 시간투자 가치가 있는지를 결정하라”라고 합니다.

8. 잠을 자자. 직장에서도 낮잠을 자자

“지난 10년 동의 신경과학 연구에서 수면은 기억력을 형성하는데 필수적 요소이다” 라고 레비틴 박사는 설명합니다.

또한 기억력은 일과 사회생활에 필수적인 요소라고 합니다.

“밤에 잠을 깊이 이루지 못하면 낮에 일어나는 일의 기억에 영향을 준다”라고 설명합니다.

구글, 세이프웨이 등의 회사들은 직원을 위해 수면실이 따로 있다고 합니다.

10분~20분 낮잠을 자는 시간보다 낮잠을 자고 나서 얻는 효율성과 문제 해결능력, 즉 기억력 향상이 훨신 더 가치 있다고 합니다.

9. 과할 정도로 정리하지 말자

레비틴 박사는 “가장 확실한 효율성에대한 명백한 규칙은, 정리하는 데에 그 가치 이상의 시간을 쓰지 말라는 것이다”이며 “빠르게 원하는 것을 찾을 수 있다면 손이 많이 가는 정리를 과하게 하지 말라”라고 설명해줍니다.

10. 일은 직장에 두고 오자

레비틴 박사님은 이말이 “마치 단순히 로보트와 같이 일 끝나면 집에 가서 업무 끝!!

이런걸 원하는 것처럼 들리지 않았으면 좋겠다” 라고 하며, “자신이 원하는 일을 근무시간에 완벽히 마치고 회사를 벗어나면 자발적인 일, 즉, 여가 활동, 사교와 예술 활동에 시간을 잘 활용하자는 얘기를 하는 것”이라고 말하고 있습니다.

집에서 회사에 남은 일에 대해 생각하고 직장에서는 집안일에 대해 생각하는 사람들은 사회와 집에서 단절감을 느끼고 삶에 대한 즐거움 떨어 질 수 있다고 합니다.

박사님는 “직장에서는 오로지 일만 생각하고, 여가 시간에는 완벽히 즐겨야한다.”라고 설명해주며 “여가시간은 재충전과 즐거움이 주어야 한다”라고 조언해줍니다.

 

-신경학자 레비틴 박사의 조언-

 

자 그럼

이제 실천하는 일만 남았네요~~

화이팅!!!!!!